Deshalb hast du nie genug Zeit!

Du kennst das bestimmt: Die Tage rasen vorbei, die To-do-Liste wird immer länger und Du hast das Gefühl, nie genug Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben. Dabei ist Zeit eigentlich eine Ressource, die wir alle gleichermaßen haben. Woran liegt es also, dass manche Menschen scheinbar mehr Zeit haben als andere? Oder in der wenigen Zeit, viel mehr schaffen? Die Antwort liegt oft in unseren Gewohnheiten und Denkweisen.

 

Die häufigsten Zeitfresser

Bevor wir uns Lösungen anschauen, hier noch ein kleiner Reminder an mein Youtube Video zu den häufigsten Zeitfressern. Schau dort gerne mal vorbei, wenn Du das Thema von allen Seiten anpacken und möglichst viel Zeit für Dich herausholen willst. 

 

So gewinnst du mehr Zeit für das Wesentliche

  1. Prioritäten setzen: Wer sich auf das Wesentliche konzentrieren will, muss das Unwichtige aus seinem Leben entfernen. Denn, das sage ich ja auch immer wieder, die Dinge, die Du NICHT tust, sparen am meisten Zeit. Aber, was ist für Dich das wirklich wichtig? Konzentriere Dich auf die Aufgaben, die Dich Deinen Zielen, die Deinen Werten entsprechen, näherbringen und streiche, delegiere oder verschiebe unwichtige Dinge. 
  2. Tue die richtigen Dinge: Unter uns, niemand kennt Dich besser, als Du selbst. Und Du weißt ganz genau, worin Du gut bist, und wo es einfach ineffizient ist, wenn Du eine Aufgabe erledigst. Manchen Dinge liegen uns einfach nicht. Das ist auch ok. Niemand muss alles können. Aber Du musst wissen und akzeptieren, wenn Du etwas nicht kannst oder keine Übung darin hast. Dann ist es an der Zeit, eine bessere Lösung zu finden. Zum Beispiel einen externen Dienstleister für die Wartung Deiner Homepage für Deine Selbständigkeit. Oder mit einem Kollegen, der Dich gut ergänzt, ein Power-Team bilden und gemeinsam die Workstreams unter euch aufteilen, um eure jeweiligen Stärken voll auszuspielen. Die gesparte Zeit kann dann genutzt werden, um Mehrwerte zu schaffen, für Deine Karriere oder Deine Kunden. 
  3. Passe Deine Tools, Deinen Rahmenbedingungen an: Manche Ziele benötigen einen strengen Plan mit Deadlines und Verantwortlichkeiten. Andere eine Zeile in einem Notizbuch. Welches Tool Du nutzt, um Deine Ziele zu erreichen und Zeit einzusparen, kann sehr unterschiedlich sein. Davon, ob Du privat oder beruflich unterwegs bist, aber auch von den jeweiligen Zielen oder auch nur Deiner aktuellen Tagesform.
    Erhalte Dir deshalb Deine Flexibilität und nutze, was Dich am weitesten bringt. Du bekommst keinen Preis, weil Du eine Methode bis zum bitteren Ende durchziehst, im Gegenteil. Wenn Du gegen Dich arbeitest, kostet das Zeit und steigert die Frustration. Also sei clever und vor allem flexibel. 
  4. Lern die Kunst des Nein-Sagens: Es ist okay, nicht alle Anfragen anzunehmen. Überlege Dir gut, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche Du ablehnen kannst. Ein Nein ist ja keine böswillige Ablehnung einer Aufgabe, die man nicht will, sondern die Erkenntnis, dass es eine bessere Lösung gibt, als es selbst zu machen. Wichtig ist, abzuschätzen, ob Du die beste Option bist, um mit der Erledigung der Aufgabe einen Mehrwert zu schaffen. Oder ob es eine andere bessere Person gibt, bzw. ob die Aufgaben, die sowieso schon auf Deinem Tisch liegen, wertvolleren Mehrwert schaffen oder schlicht dringender sind.
    Die meisten Vorgesetzten schätzen es außerdem, wenn Du Aufgaben erkennst, die gar keinen Mehrwert für das Unternehmen erbringen und Du einen guten Vorschlag machst, wie man zukünftig auf diese Aufgaben verzichten kann und gleichzeitig die Qualität erhält oder steigert.
    Am Ende ist es das Ziel, die Zeit so effizient wie möglich einzusetzen. Und das ist nicht immer eine Frage des “wie mache ich etwas?” sonder auch “Mache ich etwas überhaupt?” 
  5. Ausgleich schaffen: Am Ende ist Zeitmanagement auch Energiemanagement und dabei geht es um Balance. Wer viel leistet, benötigt ebenso regelmäßige kleine Auszeiten und Pausen, eine ausgewogene Ernährung und körperlichen Ausgleich in Form von Bewegung und Krafttraining.  Außerdem kann man hier auch noch einen gesunden Schlaf, ein hervorragendes Stressmanagement und gute Resilienzentwicklung aufzählen. Oder auch eine Gedankenhygiene die beim Abschalten hilft. Ja, all das kostet erst einmal Zeit, aber es gibt Dir Energie zurück, die Dich in der verbleibenden Zeit viel mehr schaffen und gesund bleiben lässt. Und auch das ist wichtig. 

 

Das kannst Du sonst noch tun

Lerne Dich kennen, und auch Deine regelmäßigen Aufgaben. 

Es gibt unzählige Methoden im Zeitmanagement. Woher willst Du wissen, welche Methode am besten zu Dir passt? Probier es auch, notiere für Dich die jeweiligen Vorteile und Nachteile. Reflektiere die Erfahrung und versuche die Methode durch leichte Veränderungen so anzupassen, dass sie noch besser für Dich passt. So kannst Du in veränderten Zeiten auf andere, bereits erprobte Methoden ausweichen. Oder Du weißt, was nicht zu Dir passt. Auch das kann bereits hilfreich sein. 

Mindestens genauso wichtig ist es, gerade die Aufgaben zu kennen, die regelmäßig zu erledigen sind. Wie lange brauche ich für die einzelnen Content Pieces in der Produktion? Wie viel Zeit muss ich für das wöchentliche Statusreporting aufwenden? und so weiter. Es ist für mich immer wieder überraschend, wie wenige Menschen, den einzelnen Aufgaben, genaue Zeitspannen zuordnen können. Deshalb empfehle ich jedem einmal ein Aufgabentracking zu machen. Also über 3 bis 4 Wochen einmal die Stoppuhr mitlaufen zu lassen bei allen wiederkehrenden Aufgaben. Das schafft ein sehr gutes Gefühl für tatsächliche Zeitaufwände und verbessert Deine Planung und damit auch Dein Zeitmanagement enorm. 

 

Zeit für ein Beispiel aus der Praxis von Anna (Anonymisiert – “Anna” steht für verschiedene Klientinnen und Klienten die ich bereits im Coaching begleitet und unterstützt habe)

Annas Wunsch: Anna hatte schon immer viele Ziele und hat sich immer wieder verzettelt, vor sich hin prokrastiniert und kurz vor einer Abgabe eine richtige Stresswelle geschoben oder Ziele verschoben. Vor allem aber hat sie nie Zeit für ihren eigenen Ausgleich gefunden und sich von Urlaub zu Urlaub geschleppt, um gerade wieder so viel Energie zu tanken, damit sie bis zum nächsten Urlaub überleben konnte. 

Annas besondere Herausforderung dabei war, dass sie 3 sehr unterschiedliche Lebensbereiche hatte, die organisiert werden mussten. In ihrem Job war vieles gut planbar, sie saß vor dem PC und konnte so viele digitale Tools nutzen, mit denen sie grundsätzlich gut zurechtkam. Privat war sie jedoch mit täglich wechselnden Aufgaben und Terminen konfrontiert und hatte, wenn dann nur das Handy zur Hand, dass sie jedoch mehr suchte, als es sinnvoll einzusetzen. Hier war immer absolute Flexibilität gefragt und der Stresslevel am höchsten. Und zu guter Letzt hatte sie ja noch die Stiftung, bei der vor allem immer wiederkehrende Aufgaben zu erledigen waren, die immer genau gleich abliefen. Dennoch bekam sie hier einfach keine Struktur in das Thema.

Vorgehen im Coaching: Anna führte 4 Wochen lang ein Zeitprotokoll für sich in irgendeiner Form wiederholten. Wenn sie zum Beispiel Konzepte erarbeitete, stoppte sie die benötigte Zeit, denn auch wenn die einzelnen Konzepte sehr unterschiedlich waren, benötigte die Erarbeitung meist ähnlich viel Zeit. Und auch wenn mich Anna anfangs für sehr pingelig hielt, erfasste sie dennoch auch die Zeiten für Aufgaben, von denen sie dachte, sie gut einschätzen zu können. Mit der Erkenntnis, dass sie beim Bad putzen 7 Minuten schneller war als Gedacht und für das tägliche Kochen ganze 15 Minuten zu wenig eingeplant hatte. 

Als nächstes nahmen wir uns in einer Coaching Einheit, die Zeit, Aufgaben nach Synergien und Effizienz zu gruppieren und verschiedene Methoden aus dem Zeitmanagement mit den jeweiligen Aufgaben zu matchen. Anna startete danach einen Probelauf mit einzelnen Aufgabenblöcken. Timeblocking stellte sich im Job als sehr gewinnbringen für Anna heraus. Außerdem führten wir eine “Flatterliste” ein. Auf diese Liste kamen einen Tag lang alle Aufgaben die so hereintrudelten. Anna durfte die Aufgaben nur aufschreiben, nicht erledigen. Vor Feierabend ging sie die Liste dann durch und teilte sie entsprechend auf:

  1. alle Aufgaben, die sie delegierte oder zurückgab oder komplett aussortierte. 
  2. alle Aufgaben, die am nächsten Tag in einem separaten Block sofort erledigt wurden.
  3. alle Aufgaben, die in die bestehenden Projektpläne eingeplant werden mussten. 

So gewann Anna viel Zeit durch ein strukturiertes Vorgehen, die Nutzung von Synergien und die Vermeidung von Hau Ruck Aktionen. Und. Die “Flatterliste” erlaubte es Anna den Fokus zu halten und ihren persönlichen Stresslevel zu senken. 

Privat nutze Anna vor allem Meal Prepping und delegierte Aufgaben wie das Tisch decken oder abendliche Aufräumen an andere Familienmitglieder. 

In der Stiftung stellte sie bald fest, dass viele Tätigkeiten viel schneller erledigt sind, wenn man sie bündelt. Sie macht sich seitdem einen Spaß daraus Aufgaben in 30 Minuten Blöcke zu unterteilen und mit einer Sanduhr zu arbeiten. Dabei versucht sie dann immer die Sanduhr zu schlagen und früher fertig zu sein. 

Ergebnis: Durch diese Maßnahmen in allen Lebensbereichen, konnte Anna ihr Stresslevel enorm senken und zusätzlich 2 Stunden pro Woche einsparen, die sie nun entweder für ihren Ausgleich oder zusätzliche Projekte nutzt. Der entscheidende Punkt für Anna ist jedoch das Gefühl zu haben, wieder Herrin der Lage zu sein und einen Einfluss auf ihre Zeit und ihr Stresslevel zu haben. 

 

Ein Impuls für Dich

Wenn Du jetzt auch Lust bekommen hast, nutze diese Lust. Mache gleich heute noch ein Zeitprotokoll. Dazu musst Du nur die regelmäßigen Aufgaben in Deinem Leben aufschreiben und von nun an jedes mal die benötigte Zeit für diese Aufgaben stoppen. Nach 3-4 Wochen bildest Du den Durchschnitt aus allen erfassten Zeiten. Dann weißt Du, wie viel Zeit Du für Deine Aufgaben einplanen musst. 

Danach oder parallel kannst Du einmal schauen, welche Methoden es im Zeitmanagement alles gibt und diejenigen ausprobieren, die Dir am meisten gefallen. Mit der Zeit findest Du heraus, was für Dich passt. Trau Dich dabei auch, Methoden zu mischen. 

 

Fazit

Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die man lernen kann. Es gehört jedoch mehr dazu als nur eine Methode anzuwenden. Tracke Deine Aktivitäten, beobachte Deine Gewohnheiten, finde Deine Schwachstellen und probiere aus. Und vergiss dabei nicht, dass Zeitmanagement auch Energiemanagement ist. Denn eingesparte Zeit alleine hilft Dir gar nichts, wenn Du in der zusätzlichen Zeit dann, fix und fertig auf dem Sofa liegst.

Was ist dein größtes Zeitproblem? Schreib es mir in die Kommentare.