Nimm nicht irgendeine Methode

Wir alle haben viele Themen, um die wir uns kümmern müssen oder Ziele, die wir erreichen wollen. Also brauchen wir eine Methode, um unsere Zeit zu managen, sprich, möglichst effizient für die richtigen Dinge zu nutzen. 

Wenn Du dafür jetzt einfach irgendeine Methode verwendest, könntest Du Gefahr laufen, eine zu erwischen, die einfach nicht zu Dir passt. Denn es gibt ja einen Grund, warum es so viele verschiedene Methoden gibt. Jeder benötigt etwas anderes. 

Zwar sind die einzelnen Methoden im Kern sehr ähnlich, weil sie alle irgendwo Aufgaben sortieren nach Notwendigkeit, Priorität und Dringlichkeit. Aber die eine Methode passt zu Deinen Werten, Du bist damit sehr erfolgreich und schaffst viel mehr als zuvor, eine andere Methode tut das eben nicht. Und noch schlimmer, eine Methode, die nicht passt, veranlasst Dich vielleicht, an Dir zu zweifeln oder Dich zu verbiegen. 

Deshalb habe ich die gängigsten Zeitmanagement Methoden einmal den häufigsten Werten zugeordnet. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Dir die Methode liegt und eine Zeitersparnis einbringt, wenn Du eine innerhalb Deiner Wertkategorie wählst. Ich weiß, das ist eher ein unüblicher Ansatz, aber meine Erfahrung zeigt, dass es funktioniert. 

 

Der Macher, der Grenzen überwindet

Die Macher sind häufig Einzelgänger, die zwar mit vielen Menschen gut auskommen, sich aber vor allem auf sich selbst verlassen. Sie sind unheimlich innovativ und motiviert. Dadurch laden sie sich gerne zu viel auf und gehen dann auch über die eigenen gesundheitlichen Grenzen. Sie wissen, was wichtig ist und können gut Aufgaben aus ihrer Liste schmeißen. Während ihnen Priorisierungen im Blut liegen und sie das ganz automatisch ohne Methode machen, neigen sie aber auch zum Multitasking und benötigen vor allem Methoden, die sie wieder zurück zu ihrem Fokus führen. Und das beginnt oft schon vor der eigentlichen Aufgaben, denn sie können sich einfach für alles begeistern.

Empfohlene Zeitmanagement-Methoden:

  1. Pomodoro-Technik: Bei dieser Methode arbeitest Du in konzentrierten 25-Minuten-Intervallen, gefolgt von kurzen Pausen. Das hilft Dir, Deine Produktivität zu steigern und Überforderung zu vermeiden.
  2. ALPEN-Methode: Die ALPEN-Methode ist eine einfache und effektive Methode zur Planung Deines Tages. Sie besteht aus fünf Schritten: Aufgaben aufschreiben, Länge schätzen, Puffer einplanen, Entscheidungen treffen und Kontrolle durchführen.

  3. 10-10-10-Methode: Hier geht es vor allem um die Entscheidung, ob Du etwas überhaupt machst. Deshalb überlegst Du Dir, wie Du Dich in 10 Minuten, in 10 Monaten und in 10 Jahren fühlen würdest, wenn Du Dich für oder gegen die Aufgabe entscheidest. Sie hilft dabei, langfristige Perspektiven einzunehmen und kurzfristige Versuchungen zu widerstehen.

 

Der Verantwortungsbewusste Teamplayer

Verantwortung führt in vielen Fällen vor allem zu nachhaltigem Erfolg für viele Menschen. Deshalb sind die verantwortungsbewusste Teamplayer häufig gute Teamleiter oder Abteilungsleiter. Sie haben Visionen, können diese gut kommunizieren, motivieren und andere mitreißen. Sie sorgen jedoch auch für die nötige Balance, haben alle Teammitglieder im Blick und legen viel Wert auf Fairness und Resilienz. Weil sie so vieles im Blick haben, verzetteln sie sich deshalb leicht und benötigen Methoden, die Aufgaben strukturieren, sortieren und den Fokus lenken. Gleichzeitig haben sie jedoch auch einen Anspruch auf Erfolg. Daher müssen die Methoden zudem effizient sein, Transparenz schaffen und motivieren. 

Empfohlene Zeitmanagement-Methoden:

  1. Eisenhower-Matrix: Diese Methode hilft Dir dabei, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit einzuteilen. So kannst Du Dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und weniger dringende oder unwichtige Aufgaben verschieben oder delegieren.

  2. Time Blocking: Bei dieser Methode teilst Du Deinen Tag in feste Zeitblöcke ein und weist jeder Aufgabe einen bestimmten Zeitblock zu. So schaffst Du Struktur und verhinderst, dass Du ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her wechselst.

  3. Kanban-Methode: Die Kanban-Methode stammt ursprünglich aus der Produktion und wird heute auch im Bereich des Zeitmanagements eingesetzt. Aufgaben werden auf einer visuellen Tafel in verschiedenen Spalten (z.B. „Zu tun“, „In Arbeit“, „Fertig“) dargestellt. Dies kann sowohl digital als auch physisch geschehen. Dadurch hast Du alle Aufgaben immer im Blick und kannst den Fortschritt genau verfolgen. Zusätzlich bietet sich diese Methode auch als Möglichkeit an, Dein Team zu führen und deren Aufgaben ebenfalls zu führen und zu tracken.

 

Der Bewahrende, der Harmonie fördert

Mit diesen Werten schätzt Du, was Du hast und bewahrst es. Deshalb prüfst Du Neues genau, ob es einen Versuch wert ist. Bist Du jedoch von etwas überzeugt, tust Du alles für den Erfolg und Erhalt dessen. Gerne optimierst Du auch Dinge, die noch nicht ganz perfekt sind. Darin steckt auch die Gefahr, es mit dem Perfektionismus und dem Zufriedenstellen Anderer zu übertreiben. Deshalb benötigst Du vor allem Methoden, die Dich motivieren, Neues und Unbequemes anzugehen und Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Aber auch aufzuhören, wenn es gut ist. 

  1. Eat the Frog: Diese Methode besagt, dass Du am Anfang Deines Tages die wichtigste und schwierigste Aufgabe erledigen solltest. So hast Du den Rest des Tages weniger Stress und kannst Dich auf die angenehmeren Aufgaben konzentrieren.

  2. Pareto-Prinzip (80/20-Regel): Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % des Aufwandes entstehen. Konzentriere dich also auf die 20 % deiner Aufgaben, die den größten Einfluss haben und stelle den Perfektionismus zurück. Diese Methode hilft Dir dabei, Prioritäten zu setzen und Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

  3. ABC-Analyse: Bei der ABC-Analyse teilst du deine Aufgaben in drei Kategorien ein: A-Aufgaben (sehr wichtig), B-Aufgaben (wichtig) und C-Aufgaben (weniger wichtig, können delegiert werden). Mit dieser Methode hast Du ein Tool für eine einfache und schnelle Priorisierung von Aufgaben. Und gerade dabei zu delegieren, kann Dir diese Methode sehr helfen. 

 

Zeit für ein Beispiel aus der Praxis von Anna (Anonymisiert – “Anna” steht für verschiedene Klientinnen und Klienten die ich bereits im Coaching begleitet und unterstützt habe)

Übertragung auf Anna: Anna hatte sich im Coaching auf 3 Zeitmanagement Methoden konzentriert: das Time Blocking, die Pomodoro Technik und die ALPEN Methode. Damit nutzt sie eine Technik aus dem Bereich “Verantwortungsbewusster Teamplayer” und zwei Methoden aus dem Bereich “Macher, der Grenzen überwindet”. Sie ist von ihren Werten her der Macher. Dennoch passt die Time Blocking Methode aus dem anderen Bereich sehr gut zu ihr, weil sie gerade mit ihrer Stiftung auch Anteile des “Verantwortungsbewussten Teamplayers” hat. Das Meal Prepping würde sogar eher in den Bereich des “Bewahrenden” passen. Doch mit dem strukturgebenden Anteil kann auch diese Methode passend sein.

Ergebnis: Kaum jemand hat nur einen Wert. Wichtig ist nur, dass es für Dich zusammenpasst. Deshalb ist der wichtigste Faktor auch bei Anna, das Experiment. Im Laufe der 12 Monate Coaching hat Anna die Methoden immer wieder angepasst, weiterentwickelt oder ganz ausgetauscht. So wie alles einer Veränderung unterliegt, muss auch das Zeitmanagement immer wieder mit und weiterentwickelt werden. 

 

Ein Impuls für Dich

Welche Zeitmanagement-Methode am besten zu Dir passt, hängt von Deinem persönlichen Arbeitsstil und Deinen Vorlieben ab. Experimentiere mit verschiedenen Methoden und finde heraus, welche für dich am effektivsten ist. Aber gib den einzelnen Methoden auch Zeit. 

Ein wichtiger Tipp: Sei geduldig mit Dir selbst! Es braucht Zeit, neue Gewohnheiten zu entwickeln. Beginne mit kleinen Schritten und feiere Deine Erfolge.

Deshalb greife Dir jetzt eine Methode und teste sie in Deinem Alltag aus. Am besten beginnst Du mit einer Methode, die Deinem Wertbild entspricht. 

 

Fazit

Mit den richtigen Zeitmanagement-Methoden kannst Du Deine Produktivität steigern, Stress reduzieren und mehr Zeit für die Dinge haben, die Dir wichtig sind. Probiere es aus und finde heraus, welche Methoden am besten zu Dir passen!

 

Was ist Deine Lieblings-Zeitmanagement-Methode? Teile Deine Erfahrungen in den Kommentaren!